Evénementiel, le point RH

Evénementiel, le point RH

Le succès d’un événement dépend amplement de la qualité du management de ses ressources humaines. De fait, l’organisation d’un événement repose sur l’exécution d’une série de tâches, souvent simultanées ou rapprochées dans le temps, exigeant, par conséquent, une collaboration parfaitement synergique.

 

Dans cet article, nous vous présenterons les étapes stratégiques de la gestion de ressources humaines pour une organisation événementielle sans faille.

 

Le management de ressources humaines dans la gestion événementielle

 

L’événementiel est un domaine où l’erreur n’est pas la bienvenue. En effet, la production d’un événement se passe en même temps que son implémentation, ainsi, la marge de rectification par l’organisateur d’éventuelles omissions reste très réduite. Ainsi, afin de prévenir le chevauchement, la mécompréhension voire l’oubli de tâches, il est nécessaire de mettre en place une stratégie managériale exhaustive et efficace en 5 étapes.

 

1. Elaboration d’organigramme

L’organigramme de l’événement permet de désigner un responsable pour chaque mission, et de définir les rapports hiérarchiques au sein de l’équipe.

 

En fonction de l’organigramme, l’organisateur peut estimer ses besoins en ressources humaines en termes de nombre et de qualification (formation, expériences professionnelles, langues parlées, qualités relationnelles, culture de l’accueil, etc.).

2. Recrutement et affectation

Lorsque les ressources internes de l’entreprise ne couvrent pas la totalité de ses besoins, l’organisateur peut recruter des professionnels et/ou des bénévoles qui présentent les profils recherchés. Un examen détaillé des compétences de chaque employé doit être effectué avant de lui assigner des responsabilités.

3. Formation de l’équipe

En fonction de l’ampleur de l’événement et du niveau d’expérience de l’équipe, l’organisateur peut prévoir une formation générale, d'initiation, ou des formations spécifiques à chaque fonction.

 

Dans les deux cas, l’objectif de la formation reste de préparer le personnel à être efficace, autonome et réactif, en l’informant sur un ensemble d’aspects, à savoir :

 

  • Le déroulement prévu de l’événement et ses différentes activités ;
  • La nature de l’événement, de son public et les comportements/protocoles à adopter en présence de personnalités politiques ou diplomatiques ;
  • La répartition des responsabilités, les missions de chaque unité (organisation, sécurité, accueil, logistique...) et les possibilités de collaboration entre unités ;
  • Les mesures de sécurité à respecter, les risques sécuritaires et les moyens d’alerte.

 

Cependant, la formation ne peut pas remplacer le briefing, document de référence indispensable à chaque poste.

 

4. Le Briefing

C’est le point de départ de l’aventure événementielle. Il établit une ligne de conduite et définit, de manière précise, le champ d’intervention de chaque élément de l’équipe. Il décrit :

 

  • Date, lieu et durée de chaque mission ;
  • La nature de l’activité et le public cible ;
  • L’aspect vestimentaire et physique ;
  • Les tâches et responsabilités ;
  • Les relais de contacts et responsables hiérarchiques ;
  • Les risques liés à la mission et les mesures appropriées à prendre.


 

5. Le rôle de la communication

 

La qualité de la circulation de l’information en amont et durant l’événement est décisive quant à la réussite de celui-ci. Chaque membre de l’équipe doit être en mesure de juger de l’importance des informations qu’il reçoit et de les remonter aux responsables quand il le faut.

 

D’autre part, une équipe communicative peut être force de proposition, et sera capable de surmonter plus fluidement les difficultés qu’elle rencontre.

 

La communication peut se faire à travers des supports informatiques (applications mobiles ou autres), des réunions d’équipes, un reporting régulier, etc..

 

6. Suivi et évaluation

Il est primordial de mettre en place un système digital de suivi de l’exécution des tâches. Ce système servira de feuille de route pour le personnel et d’outil de contrôle et d’évaluation pour le management.

 

En effet, l’évaluation de la performance de chaque unité et de chaque membre est vitale, dans la mesure où elle permet de détecter les potentialités et faiblesses de chacun, afin de déterminer ses besoins en formation ou de le réaffecter à des missions plus adaptées à son profil.

 

D’autre part, la récompense est tout aussi importante. Les incentives (primes, voyages, promotions...) jouent un rôle déterminant dans la motivation du personnel et sa performance.

 

En conclusion

Organiser un événement, c’est d’abord orchestrer un groupe de personnes qui, souvent, n’ont jamais collaboré les uns avec les autres auparavant. Ainsi se pose le défi de constituer une équipe harmonieuse et de maintenir une atmosphère propice à la collaboration. En ce sens, il est important de prévenir les malentendus et les situations de blocages en adoptant un système d’information et de communication efficace.